Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Dalam pelaksanaan transaksi pengeluaran kas perusahaan, penggunaan cek atas nama atau dengan pemindahbukuan
menjamin diterimanya pembayaran kas perusahaan oleh orang atau pihak yang dituju.
Sistem pengeluaran kas dengan cek atas nama atau pemindahbukuan juga menjamin ketelitian dan keandalan
catatan akuntansi kas perusahaan, karena melibatkan pihak ketiga (bank) yang secara periodik mengirimkan
rekening koran bank ( bank statement ) sebagai dasar untuk melakukan rekonsiliasi catatan kas perusahaan.

Pada sistem perbankan di negara Amerikas Serikat, misalnya, Jika cancelled check dikembalikan kepada
check issuer melalui sistem perbankan, maka sistem pengeluaran kas dengan check akan memberikan tambahan
manfaat bagi perusahaan/pihak yang melakukan pembayaran, yakni dapat digunakannya cancelled check sebagai
tanda bukti penerimaan kas dari pihak yang menerima pembayaran.

Sedang praktek penggunaan cara pembayaran melalui check & giro pada sistem perbankan di Indonesia tidak menerapkan prosedur menyerahkan kembali cek-cek & giro yg sudah di-endorsed oleh bank pihak penerbit cek & giro tersebut, kepada si pemegang rekening bank.

Misalnya sebuah PT. A mempunyai rekening giro di Bank A. Pada transaksi pembelian barang dagang selama bulan Agustus 2010, PT. A telah membayar utang dagang ( accounts payable ) yg sudah jatuh selama sepanjang periode Agustus 2010, dengan cek dan giro sebanyak Rp 100 juta yang terdiri dari 10 lembar cek dan bilyet giro masing-masing bernilai @ Rp 10 juta , kepada pihak pemasok PT. Pemasok. Seluruh cek dan bilyet giro tersebut sudah diuangkan/dicairkan dan sudah dikliring oleh Bank A, dan sudah masuk ke rekening Bank S, tempat rekening giro bank milik PT. Pemasok. Secara berkala (periodic) setiap tutup buku bulanan, pihak Bank A selalu mengirimkan rekening koran (bank statement) kepada nasabahnya, yaitu PT. A. Pengiriman itu tidak dilampiri dengan “cancelled check” yg berjumlah @ Rp 10 juta x 10 lembar tersebut. Sedangkan jika misalnya di sistem perbankan di Amerika Serikat, Bank selalu mengirimkan bank statement secara periodik kepada nasabahnya, dilampiri cancelled check yg 10 lembar tadi. Dengan cara tersebut, maka pihak PT. A mempunyai bukti otentik bahwa saldo utang dagangnya kepada PT. Pemasok sudah dibayarkan dengan tanda bukti otentik pihak ketiga berupa cancelled check tersebut. Karena di Indonesia tidak menerapkan praktik-praktik mengembalikan cancelled check kepada pihak issuer check, maka PT. A harus memintakan bukti telah membayar utang dagangnya dengan cara meminta kwitansi asli dari pemasoknya yaitu PT.

Dalam sistem pengeluaran kas dengan cek, dokumen penting yang digunakan adalah a.bukti kas keluar
b.cek c.dan permintaan cek.

Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dilakukan melalui Dana Kas Kecil (Petty Cash Fund) yang
penyelenggaraannya bisa menggunakan salah satu dari 2 (dua) macam sistem :

(1) fluctuating-fund-balance system
(2)             imprest fund system

Dalam fluctuating-fund-balance system saldo rekening Dana Kas Kecil dalam buku besar berubah-ubah
sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian kas kecil. Dalam fluctuating-fund-balance system
pengeluaran kas dan pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sama dengan jumlah dana kas kecil
yang sudah dikeluarkan. Sistem penyelenggaraan dana kas kecil fluctuating-fund-balance tidak
menciptakan pengendalian intern yang baik terhadap kas perusahaan, karena catatan akuntansi kas
perusahaan tidak dapat direkonsiliasi dengan rekening koran bank yang secara periodik diterima
dari bank.

Dalam imprest fund system, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar (G/L) tidak berubah
dengan adanya transaksi pengeluaran kas kecil. Pengeluaran kas kecil tidak dicatat dalam jurnal
pengeluaran kas, namun bukti pengeluaran dana kas kecil disimpan dalam arsip sementara.
Pada saat pengisian kembali Dana Kas Kecil, bukti pengeluaran dana kas kecil tersebut direkap
dan dipakai sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil. Dana Kas Kecil diisi kembali sebesar
jumlah rupiah bukti pengeluaran kas kecil yang telah dikumpulkan, dan dilaksanakan melalui  sistem
pengeluaran kas dengan cek. Dengan demikian, jurnal pengeluaran kas perusahaan tetap dapat
direkonsiliasi dengan rekening koran bank.
Tidak seperti halnya fluctuating-fund-balance system, imprest fund system tidak mencatat pengeluaran
kas kecil di dalam jurnal pengeluaran kas, namun hanya mengarsipkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil
dalam arsip sementara, sampai saat pengisian kembali dana kas kecil.

About these ads
Tulisan ini dipublikasikan di Sistem Akuntansi. Tandai permalink.

2 Balasan ke Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

  1. Anto berkata:

    Baik dan bisa dimengerti system kas nya ,tapi bagaimana dengan control pembelian barang yg habis pakai misalnya solar karena berhubungan dengan stok barang , dan pada akhirnya pemakaian kas kecil akan berhubungan dengan sisa stok dan barang terpakai …

  2. Untuk membahas/mendiskusikan issues tersebut, bisa dicoba dengan pendekatan “Sistem Pengendalian Internal” yang sebaiknya diterapkan dan melekat pada setiap organisasi atau entitas apapun (termasuk organisasi perusahaan).

    Sistem pengendalian intern meliputi :
    – struktur organisasi
    – metode-metode
    – prosedur
    – dan berbagai ukuran lainnya
    yg dikoordinasikan (bertujuan) untuk : MENJAGA ASET ORGANISASI ; MENGECEK KETELITIAN dan KEANDALAN DATA AKUNTANSI; MENDORONG EFISIENSI ; MENDORONG DIPATUHINYA KEBIJAKAN MANAJEMEN.

    (A) Struktur Organisasi :
    ” Pisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas”
    teladan 1:

    Sebuah perusahaan Bus trayek Bogor – Bandara Soekarno-Hatta mengoperasikan
    bus AC untuk melayani trayek tersebut. Untuk operasional bus setiap hari yang
    menyangkut kebutuhan BBM solar, dibuat struktur fungsional yg memisahkan
    antara fungsi :
    (a) operasional ; yaitu awak bus
    (b) verifikator lapangan ; yang mengecek kondisi riel sisa solar pada tangki solar bus
    secara estimasi menurut indikator BBM-Solar (harus dikalibrasi rutin).
    (c) kontrol operasi ; yg menerima laporan hasil verifikasi dari verifikator;
    serta membuat surat “DO” untuk approval berapa liter solar yg harus dibeli.
    (d) Bagian Kasir yg memberikan uang tunai dan bukti kas bon kepada awak bus
    (e) dan bagian Akuntansi yg melihat kelengkapan dokumentasi tersebut dan
    kelengkapan transaksi pengeluaran kas

    Semua tugas fungsional tersebut harus terpisah, dan saling melakukan cross-check
    ouput pekerjaan masing-masing.
    Fungsi kasir tidak dalam kapasitas mengetahui kebenaran pemakaian aktual
    bahan bakar solar bus, dan tidak dalam kapasitas menegtahui efisiensi/kenormalan
    pemakaian.
    Fungsi verifikator & fungsi pengawas sangat berperan di situ.

    Yg bisa dibuat manajemen, misalnya sistem dan prosedur bahwa harus
    isi BBM solar pada SPBU yg memakai struk/bon penjualan yg dicetak komputer,
    misalnya.

    (2) Membuat Sistem dan Prosedur Standar sedemikian rupa yg mendukung
    kelancaran operasional bus dan awak bus, namun tetap menerapkan
    Sistem Pengendalian Internal yg melekat

    (3) Praktik yang sehat pada keseluruhan operasional perusahaan, didukung
    komitmen Direksi yg kuat dan kontrol Direksi yg kuat

    (4) Karyawan yg kompeten, disesuaikan dengan cakupan tanggung jawabnya.
    Serta sistem reward & punishment yg memadai.

    Demikian diskusi ringkas atas issue lontaran dari Saudara Anto.
    Semoga bisa semakin meningkatkan wawasan kita dalam berkarya di manapun.

    rgds,
    FS

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s